Итак:
Берется фирменный бланк организации, и составляется особая форма.
В начале - фирменная шапка, затем текст. Что-то в этом роде:

Уважаемые сотрудники ... (Название фирмы)!
В связи с предстоящим Днем Рождения Вашего коллеги ... (Имярек), которое состоится ... (дата), Вашему вниманию представляется обязательный к исполнению список пожеланий по подаркам.

Затем - идет табличка.

№ - Наименование подарка - Краткое описание - Количество - Ответственный

Наименование подарка - тут все ясно. Краткое описание - это типа, какого цвета, размера и всякие там уточнения. Количество - тоже все понятно. Ответственный - это чтобы не было дублированных подарков.

Ну, и пусть именинник знает, что и кто ему подарит. Важно, что это будут нужные, важные и полезные подарки. (От коллег это очень приятно). А для сюрпризов - есть близкие и любимые люди! По моему опыту, список подарков лучше делать с количественным запасом, то есть больше позиций, чем человек в фирме, чтобы каждый мог выбрать себе (то есть имениннику) подарок по вкусу.

Татьяна