Это - рассказ о традициях нашей  фирмы. Сразу предвосхищу протесты "сюрпризоманов". Для сюрпризов - отдельные подарки, истории и люди. Потому что не всякий сослуживец оценит ваш сюрприз (угадать очень сложно, особенно, если это новый сотрудник). 
<p> 
Итак:<br>
Берется фирменный бланк организации, и составляется особая форма. <br>
В начале - фирменная шапка, затем текст. Что-то в этом роде:
<p>
Уважаемые сотрудники ... (Название фирмы)!<br>
В связи с предстоящим Днем Рождения Вашего коллеги ... (Имярек), которое состоится ... (дата),  Вашему вниманию представляется обязательный к исполнению список пожеланий по
подаркам. 
<p> 
Затем - идет табличка. 
<p> 
№  -     Наименование подарка   - Краткое описание -       Количество  -    Ответственный
<p> 
Наименование подарка - тут все ясно. Краткое описание - это типа, какого цвета, размера и всякие там уточнения. Количество - тоже все понятно. Ответственный - это чтобы не было дублированных подарков. 
<p> 
Ну, и пусть именинник знает, что и кто ему подарит. Важно, что это будут нужные, важные и полезные подарки. (От коллег это очень приятно). А для сюрпризов - есть близкие и любимые люди! По моему опыту, список подарков лучше делать с количественным запасом, то есть больше
позиций, чем человек в фирме, чтобы каждый мог выбрать себе (то есть имениннику) подарок по
вкусу. 
<p> 
Татьяна